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18:30未到着ゲスト連絡マニュアル
18:30 の時点で到着報告がないゲストへのフォロー体制を標準化します。安全にセルフチェックインへ誘導し、宿泊キャンセル・トラブルを未然に防ぎます。
1. チェックリスト（18:30 時点）
- 予約台帳で当日のチェックイン予定者を確認。
- パスポート受領状況と鍵送付状況を確認。
- 到着予定時刻をまでに連絡が来ていないゲストを抽出。
2. 連絡タイムライン
18:30 メッセージ①
- 「ご到着状況の確認」テンプレを送信。
- 返信がない場合でも、既読確認を 10 分後に実施。
18:45 メッセージ②
- 電話もしくは WhatsApp で直接確認。
- 繋がらない場合はボイスメッセージを残す。
19:00 エスカレーション
- Slack #gp-reception で共有。
- マネージャーへ引き継ぎ、鍵情報送付の可否を判断。
注意： パスポート未受領の場合は鍵情報を送らない。19:30 を過ぎても連絡がつかない場合は、対面対応が必要というメッセージを送信。
3. メッセージ例
- 確認用：「現在どちらにいらっしゃいますか？18:30 以降はセルフチェックイン手続きが必要です。到着予定時刻をご教示ください。」
- 催促用：「ご移動中でしょうか？セルフチェックイン開始のため、5 分以内にご返信をお願いいたします。」
- エスカレーション後：「鍵情報の送付は本人確認完了後となります。お手元のパスポート写真をこちらのリンクからご提出ください。」