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リモートチェックイン対応マニュアル
遠隔でのチェックイン対応を安全・確実に実施するためのフローです。本人確認と鍵の受け渡しを確実に行い、トラブル時のリカバリー体制を整えます。
1. 事前準備（当日 12:00 まで）
- 予約情報を確認し、到着予定時刻・人数・連絡先を CRM に記録。
- パスポート画像が届いているか確認し、未受領の場合は午前中に再依頼。
- 店舗別のセルフチェックイン資料・鍵コード・注意事項をテンプレートにまとめておく。
2. 当日 17:00 までのリマインド連絡
- リマインドテンプレートで「本人確認済み」「入館手順」の再確認を送信。
- 鍵コードの送付タイミングは 18:00 以降。本人確認未完了の場合は「対面チェックインへ変更」と伝える。
- Slack #gp-reception に進捗を共有。担当者不在時はマネージャーがフォロー。
3. 鍵情報の送付と確認
- 本人確認完了後、鍵コード・シェアキーを送付。送付履歴を管理表に記録。
- ゲストに「入館後に写真を送る」ことを必ず依頼（玄関・部屋番号・本人写真）。
- 10 分以内に応答がなければフォローアップメッセージを送信。
トラブル発生時
鍵が反応しない／ゲストが迷っている場合は、まず電話連絡 → Slack で周知 → 必要なら現地スタッフへ出動要請。鍵コードの再発行はマネージャーのみ可能です。
4. チェックイン完了後
- 受領した写真を保存し、台帳へチェックイン完了を記録。
- 追加の質問があった場合は FAQ テンプレートで対応。回答できない場合は担当部署へ転送。
- 完了報告を #gp-reception と #gp-murasaki-cleaning に共有し、翌日の清掃スタッフへ引き継ぐ。